Pourquoi et comment rédiger vos fiches de poste ?
La fiche de poste sert au recrutement, au plan de formation et à la fixation des objectifs : voici la méthode pour la construire poste par poste.
La fiche de poste recense les missions confiées à un collaborateur et les compétences requises pour les tenir. Contrairement à une idée répandue, aucun texte ne l'impose. Ce qui est obligatoire depuis le 1er novembre 2023, c'est l'information écrite du salarié sur quatorze rubriques précises, et la fiche de poste est le meilleur support pour en couvrir une partie.
La fiche de poste n'est pas obligatoire, l'information du salarié l'est
Le code du travail ne prévoit nulle part l'obligation de rédiger une fiche de poste. C'est un outil de gestion, très utile, que nous mettons en place dans le cadre de notre appui en management et ressources humaines, mais qui reste à votre main. Ce qui s'impose, c'est autre chose: l'information du salarié sur la relation de travail.
Cette obligation vient de la directive européenne 2019/1152, transposée par la loi du 9 mars 2023 et par le décret du 30 octobre 2023. Elle s'applique depuis le 1er novembre 2023 et concerne tous les employeurs, sans seuil d'effectif. L'information se transmet sur papier ou par voie électronique, avec un justificatif de transmission à conserver.
La distinction n'est pas une subtilité de juriste. Elle change la manière de travailler: l'information du salarié se prouve, se date et se conserve, alors que la fiche de poste s'écrit dans le format qui vous convient et se révise quand le travail évolue. Confondre les deux conduit à deux erreurs symétriques, croire qu'une fiche de poste suffit à remplir l'obligation, ou renoncer à la fiche de poste au motif qu'elle ne serait pas exigée.
Point de vigilance
Ne faites pas dire à la fiche de poste ce qu'elle n'est pas. Elle ne remplace pas le contrat de travail et elle ne constitue pas, à elle seule, l'information obligatoire du salarié. Inversement, un contrat écrit peut valoir information s'il contient toutes les mentions attendues.
Les quatorze rubriques dues depuis le 1er novembre 2023
Le décret liste précisément ce qui doit être communiqué, et l'arrêté du 3 juin 2024 fournit des modèles. Beaucoup de ces éléments figurent déjà dans un contrat de travail correctement rédigé; le travail consiste surtout à vérifier qu'aucune rubrique ne manque. Nous menons ce contrôle dans le cadre de notre assistance administrative, en même temps que la revue de l'affichage obligatoire.
| Rubrique à communiquer | Délai |
|---|---|
| Identité des parties à la relation de travail | 7 jours calendaires |
| Lieu ou lieux de travail | 7 jours calendaires |
| Intitulé du poste, fonctions et catégorie professionnelle | 7 jours calendaires |
| Date d'embauche | 7 jours calendaires |
| Durée du contrat pour un contrat à durée déterminée | 7 jours calendaires |
| Période d'essai et ses conditions | 7 jours calendaires |
| Éléments constitutifs de la rémunération | 7 jours calendaires |
| Durée du travail et organisation des horaires | 7 jours calendaires |
| Identité de l'entreprise utilisatrice en cas de mise à disposition | 1 mois |
| Droit à la formation assuré par l'employeur | 1 mois |
| Congés payés et autres congés | 1 mois |
| Procédure applicable en cas de cessation de la relation de travail | 1 mois |
| Conventions et accords collectifs applicables | 1 mois |
| Régimes de protection sociale | 1 mois |
Le salarié qui constate un manquement ne saisit pas directement le conseil de prud'hommes. Il doit d'abord mettre l'employeur en demeure, lequel dispose alors de sept jours pour régulariser. Cette étape préalable laisse une marge de correction réelle, à condition de traiter le courrier au lieu de le laisser sur un coin de bureau.
Trois rubriques méritent une relecture attentive parce qu'elles sont souvent traitées trop vite. L'intitulé du poste et la catégorie professionnelle doivent correspondre à la classification de votre convention collective, pas à un titre d'usage interne. Les éléments de rémunération se détaillent, périodicité comprise. La durée du travail précise l'organisation des horaires, ce qui suppose de savoir ce qui a été effectivement convenu avec le salarié.
Sept jours pour une partie, un mois pour le reste
La difficulté pratique tient moins au contenu qu'au calendrier. Huit rubriques doivent partir dans les sept jours calendaires suivant l'embauche, ce qui laisse peu de place à l'improvisation quand un salarié arrive un vendredi et que la semaine suivante est chargée. Les six autres disposent d'un mois.
À retenir
Préparez un dossier d'embauche type, prêt à l'emploi, contenant le contrat, le document d'information et la fiche de poste du poste concerné. Le jour de l'arrivée, il ne reste qu'à compléter les éléments propres à la personne, et le délai de sept jours cesse d'être un sujet.
Un document utile dans plusieurs situations
Une fois cette obligation posée, la fiche de poste retrouve sa vraie fonction: organiser le travail. Elle est d'abord utile au collaborateur déjà en place, puisqu'elle recense les compétences requises dans le cadre de ses fonctions ainsi que les missions et les tâches à effectuer. Elle sert de support à l'élaboration des objectifs fixés par le manager: on ne demande pas un résultat à quelqu'un dont la mission n'a jamais été écrite.
Recruter
Elle liste les aptitudes attendues et permet au candidat de se situer avant de postuler, ce qui filtre les candidatures hors sujet.
Former
Comparer la fiche et la réalité du terrain fait apparaître les écarts à combler, sans mettre personne en cause.
Organiser
Elle montre les activités que personne ne porte réellement, celles qui se font en double et celles qui dépendent d'une seule personne.
La troisième fonction est la plus sous estimée. Poser côte à côte les fiches de tous les postes d'une équipe révèle en une heure ce qu'un dirigeant met parfois deux ans à découvrir: la relance des impayés que trois personnes croient faire, ou le contrôle qualité que personne n'a jamais assumé formellement.
Elle rend aussi le départ d'un salarié beaucoup moins douloureux. Quand la fiche existe et qu'elle est à jour, la passation se prépare en quelques heures et le remplaçant sait ce qu'on attend de lui dès la première semaine. Sans fiche, l'entreprise redécouvre pendant trois mois des tâches dont personne ne soupçonnait l'existence.
Construire la fiche de poste, dans le bon ordre
Nous procédons à partir du travail réellement effectué, pas d'un modèle générique trouvé en ligne. Cette méthode rejoint notre propos sur la clarté de l'organisation, qui reste un pilier négligé de la performance des petites structures.
Inventorier les activités
Nous listons avec vous l'ensemble des activités et des missions qui existent réellement dans l'entreprise.
Recenser les fonctions
En parallèle, nous recensons les fonctions en place, indépendamment des personnes qui les occupent aujourd'hui.
Classer et compléter
Chaque activité rejoint une fonction, complétée des aptitudes, savoirs être, expériences, compétences et connaissances exigibles.
Vérifier l'ensemble
Nous relisons toutes les fiches constituées et veillons à ce qu'aucune activité de l'entreprise ne reste orpheline.
Le travail se fait avec les intéressés quand c'est possible. Un salarié qui décrit lui même sa journée type apporte des tâches que le dirigeant ne voit plus, et il accepte beaucoup mieux le document final. La rédaction reste ensuite de votre responsabilité, puisque c'est vous qui arbitrez le périmètre de chaque poste.
Ce que contient une fiche exploitable, et quand la mettre à jour
Une fiche trop longue n'est jamais relue, une fiche trop vague ne sert à rien. La bonne longueur tient sur une page et suit toujours la même trame, ce qui permet de comparer deux postes d'un coup d'oeil et de préparer sereinement l'entretien annuel du collaborateur.
Les deux blocs les plus souvent bâclés sont les aptitudes attendues et le périmètre. Écrire qu'un poste exige de la rigueur ne dit rien; écrire qu'il suppose de rendre un dossier complet sans relance en dit beaucoup plus, au candidat comme au salarié en poste. La date compte autant que le reste: elle permet de savoir, un an plus tard, si la fiche décrit encore le poste tel qu'il se tient ou si elle décrit celui d'avant.
La mise à jour se prépare vite lorsque les fiches existent déjà. Le dirigeant relit, corrige deux ou trois lignes et date le document, au lieu de repartir d'une page blanche à chaque recrutement. Dans une entreprise de dix personnes, la revue annuelle de l'ensemble des fiches tient en une matinée, souvent au moment où vous préparez déjà vos entretiens.
Bon à savoir
Les fiches de poste se mettent à jour a minima une fois par an, et mieux encore au gré des événements de la société: départ, arrivée, nouvel outil, nouvelle activité, réorganisation d'un service. Lorsqu'un changement touche une rubrique d'information obligatoire, la modification doit être communiquée au salarié.
Un poste qui change en profondeur justifie en revanche une réécriture complète plutôt qu'une retouche, faute de quoi la fiche devient un empilement de couches successives que plus personne ne comprend. Nous vous aidons enfin à créer de nouvelles fiches en fonction du poste créé, et nous pouvons être votre relais auprès des sites d'annonces et des cabinets de recrutement, leur transmettre la fiche puis suivre avec vous l'évolution de votre demande de recrutement.