Pas de place pour l’improvisation.
Gérer une réunion n’est pas chose aisée. Elle se prépare en amont, se conduit pendant, se suit après.
Nous pouvons exclure par simplification les réunions en lien avec la gestion de crise. Toutefois, je mets un bémol tout de même à cette conclusion. Ainsi, si je prends l’exemple de l’application d’un Plan de Continuité d’Activité suite à une explosion dans un site industriel classé Seveso, cela exige des réunions éclairs avec des décisions fortes et dont le processus est de facto semblable à ce que nous proposons mais cadrée dans un mode opératoire dédié.
Alors comment devenir d’une part un bon chef d’orchestre dans la conduite de vos réunions et d’autre part, un métronome efficace dans le tempo que vous donnerez de la préparation de vos meetings jusqu’au suivi des plans d’action.
Tout est une question de méthode…
Pour donner du relief, de la pertinence et de l’adhésion dans vos interventions, Deffiperf Gestion vous accompagne dans :
-La mise en place de l’agenda, de l’ordre du jour (ODJ). Celui ci indiquera le temps consacré aux thématiques abordés et le responsable (le cas échéant) du suivi du thème évoqué. Le calibrage du temps est important, il vous octroie de la maitrise dans votre capacité à mener votre réunion.
L’ODJ devra être envoyé au préalable. Selon les types de réunion, il pourra être demandé aux participants d’y ajouter les thèmes qu’ils souhaitent aborder avant la deadline. Cette méthode est, selon moi, à privilégier sur les réunions opérationnelles beaucoup moins sur des réunions stratégiques. Laissez du temps à la fin pour les réactions.
-La préparation des documents et supports nécessaires à la conduite de la réunion. Attention, les supports sont très importants tant du point de vue rédactionnelle que du format utilisé. Il faut bien penser à faire un contrôle de qualité du document avant de l’envoyer pour supprimer les coquilles.
-La formation aux bonnes pratiques liés à la préparation des réunions: Timing d’invitation, gestion des salles selon le nombre d’invités, vérification préalable que l’ensemble des décisionnaires ou leurs suppléants soient bien invités et présents, vérification de la disponibilité des invités et du matériel audio, video ou de tous supports indispensables au meeting.
– La formation aux bonnes pratiques liés à la conduite de la réunion: Rôles et devoirs de chaque membre, cadrage de la réunion, capacité d’écoute, levée des éventuelles objections, sensibilisation à la prise de note des participants, réalisation d’une réunion participative et utile à tous, tour de table pour demander l’avis de chaque membre concerné par une action ou une décision.
Et de suivi!
– Rédaction d’un Compte Rendu de Réunion clair et synthétique. Un support de type Excel qui reprend l’ensemble des plans d’actions avec le descriptif simplifié, le responsable, l’échéance et les commentaires peut être préférable dans certains cas.
– Suivi des décisions et actions à mettre en place suite à la réunion. Relances éventuelles et mise en place d’un principe d’escalation auprès de la hiérarchie en cas de non réponses.
Un dernier conseil pour finir.
Enfin, notre dernier conseil est de réaliser une procédure cadrant le fonctionnement de la gestion de Réunion dans votre entreprise.
En conclusion, plus votre rigueur, votre leadership et votre professionnalisme seront visibles par vos salariés dans la gestion et conduite de vos réunions et plus vous obtiendrez de l’implication et du résultat dans tous vos projets.