Qui prend en charge votre assistance administrative ?
Audit de vos habitudes de travail, méthode de classement et prise en charge des obligations réglementaires les plus chronophages de votre entreprise.
L'assistance administrative part d'un constat simple: dans une TPE, ce qui est réglementaire passe toujours après le client, jusqu'au jour où une échéance tombe. Deffiperf Gestion reprend ces travaux à son compte, installe le calendrier qui les tient et prépare avec vous les rendez vous qui arrivent, à commencer par la facturation électronique du 1er septembre 2026.
Ce que recouvre l'assistance administrative
Les tâches administratives enferment vite le dirigeant dans un cercle vicieux: elles s'accumulent, elles passent après le chantier ou après le service, et elles finissent par empêcher le management et le développement de l'activité. C'est presque toujours une question de méthode et d'habitude, jamais une question de sérieux.
Le périmètre de la rubrique couvre tout ce qui produit du papier obligatoire: les documents à porter à la connaissance des salariés, l'évaluation des risques professionnels, les qualifications qui conditionnent l'accès de vos clients aux aides, et les dossiers de réponse à la commande publique. S'y ajoute tout ce que la réglementation crée de nouveau, comme la facture électronique, qui ne demande pas seulement un logiciel mais une décision et une déclaration.
Nous commençons par un audit sur site de vos habitudes de travail. Où arrivent les courriers, qui les ouvre, où finissent les factures fournisseurs, comment les échéances sont mémorisées, qui sait où se trouve la dernière version d'un document. Les corrections tiennent souvent en trois décisions simples, à condition qu'elles soient appliquées tous les jours et par la même personne.
Le classement des pièces
Un plan de rangement unique, physique et numérique, pour que la pièce demandée se retrouve en deux minutes et non en deux heures.
La priorisation
Distinguer ce qui a une date limite ferme de ce qui peut attendre. La confusion entre les deux coûte plus cher que le travail lui même.
Les dossiers réglementaires
Évaluation des risques, information des salariés, qualification professionnelle, réponse aux marchés publics: des dossiers longs, à monter une fois puis à entretenir.
Les obligations nouvelles
Les textes changent. Nous repérons ce qui vous concerne réellement selon votre effectif et votre activité, et nous écartons le reste.
Un calendrier des obligations plutôt qu'une pile de dossiers
La plupart des ennuis administratifs viennent d'une échéance oubliée, rarement d'un dossier mal rempli. Le premier livrable d'une mission est donc un calendrier: la date, le document attendu, la personne qui doit le fournir. Il se range avec vos procédures et votre base documentaire, au même endroit que le reste de vos règles internes.
Ce calendrier n'a d'intérêt que s'il reste court. Nous n'y inscrivons que ce qui vous concerne vraiment, avec un rappel placé assez tôt pour que la pièce manquante puisse encore être obtenue. Voici les rendez vous que nous retrouvons le plus souvent chez les entreprises que nous accompagnons.
| Rendez vous administratif | Ce qu'il impose |
|---|---|
| 1er septembre 2026 | Être en capacité de recevoir des factures électroniques, pour toute entreprise assujettie à la TVA établie en France |
| 1er septembre 2027 | Émettre ses factures au format électronique et transmettre les données de e-reporting, pour les TPE, les PME et les micro entreprises |
| Chaque année, à partir de 11 salariés | Mettre à jour le document unique d'évaluation des risques professionnels, en conservant la version précédente |
| Chaque année, pour une entreprise qualifiée RGE | Répondre au suivi annuel de l'organisme de qualification, sur les critères administratifs, fiscaux, financiers et de moyens |
| À chaque embauche | Remettre au salarié les informations sur la relation de travail: 7 jours calendaires pour une première série de rubriques, 1 mois pour les autres, depuis le 1er novembre 2023 |
| À chaque consultation publique | Déposer un dossier complet avant l'heure limite, sans rattrapage possible |
Une échéance inscrite mais sans titulaire ne sert à rien. Chaque ligne reçoit donc un nom, le vôtre ou le nôtre, et une durée estimée. C'est ce qui permet de décider en janvier ce qui sera délégué dans l'année, plutôt que de le décider en urgence la veille d'un dépôt.
La facturation électronique au 1er septembre 2026
C'est l'échéance la plus concrète du moment. Toute entreprise assujettie à la TVA et établie en France, y compris un micro entrepreneur en franchise, doit être en capacité de recevoir des factures électroniques au 1er septembre 2026. L'obligation d'émettre suit au 1er septembre 2027 pour les TPE, les PME et les micro entreprises. Le sujet touche directement votre gestion de trésorerie, puisqu'une facture qui n'arrive pas est une facture qui n'est pas payée.
Le point qui surprend le plus les dirigeants est le suivant: le passage par une plateforme agréée est obligatoire pour émettre, transmettre et recevoir, et il n'existe aucune solution publique gratuite d'échange. Le développement du portail public de facturation a été arrêté, ce qu'a entériné l'article 123 de la loi de finances pour 2026. L'État conserve l'annuaire central, ouvert le 18 septembre 2025, et son rôle de concentrateur de données. Le calendrier a été confirmé par la DGFiP en février 2026, avec un pilote national démarré le 27 février 2026, et le cadre a été bouclé par le décret numéro 2026-677 et l'arrêté du 27 juillet 2026.
Quatre mentions nouvelles apparaissent sur les factures au 1er septembre 2026: le SIREN du client, la catégorie de l'opération (livraison de biens, prestation de services ou opération mixte), la mention de l'option pour le paiement de la TVA d'après les débits lorsqu'elle est retenue, et l'adresse de livraison si elle diffère de l'adresse de facturation. Ce sont des données à préparer dans votre outil de facturation avant la bascule, pas le jour venu.
Concrètement, une TPE doit avoir choisi et déclaré sa plateforme agréée avant l'échéance, sans quoi elle ne peut pas recevoir les factures de ses fournisseurs. Elle doit aussi continuer à traiter les factures qui arriveront par d'autres canaux pendant la période de démarrage. Rien n'interdit d'émettre dès maintenant en électronique, même si l'obligation ne tombe qu'en 2027. La DGFiP annonce une application progressive et pédagogique des sanctions au démarrage.
Ce que nous prenons en charge, ce qui reste chez vous
La répartition se pose dès le premier rendez vous, et elle ne bouge plus ensuite. Nous préparons, nous rédigeons et nous suivons les échéances; vous décidez, vous signez et vous fournissez les pièces propres à l'entreprise. La responsabilité de l'employeur ne se délègue pas: notre rôle est de rendre son exercice tenable, ce qui rejoint ce que nous écrivons sur la clarté de l'organisation.
Audit sur site
Une demi journée à observer le circuit réel des documents et à lister les obligations qui vous concernent selon votre effectif et votre activité.
Mise à plat du classement
Un plan de rangement unique, une règle de nommage, un endroit et un seul pour chaque famille de pièces.
Calendrier des échéances
Les dates fermes, les rappels anticipés et le nom de la personne responsable de chaque ligne.
Traitement des dossiers
Nous montons et rédigeons les dossiers convenus, vous validez et vous signez avant tout envoi.
Point de suivi
Un rendez vous périodique pour vérifier ce qui a été tenu, ce qui a glissé, et ce que la réglementation a changé entre temps.
À retenir
Deffiperf Gestion accompagne et conseille en gestion. Elle ne tient pas la comptabilité légale de l'entreprise et n'exerce ni mission d'expertise comptable ni mission de commissariat aux comptes.
Ce que coûte un retard, du côté client comme du côté fournisseur
Un retard administratif se paie de plusieurs façons: une amende, une qualification perdue qui prive vos clients de l'accès aux aides, un marché public perdu faute de dossier déposé à l'heure, ou une facture réglée trop tard parce qu'elle a été émise trop tard. Les délais de paiement entre entreprises sont eux mêmes encadrés, et ce sont des règles de gestion autant que des règles de droit.
À défaut d'accord entre les parties, le délai supplétif est de 30 jours après réception des marchandises ou exécution de la prestation. Le plafond de droit commun est de 60 jours à compter de l'émission de la facture. Un plafond dérogatoire de 45 jours fin de mois reste possible, à condition d'être expressément stipulé au contrat et de ne pas constituer un abus manifeste.
En cas de retard, une indemnité forfaitaire de recouvrement de 40 euros par facture est due de plein droit, sans rappel, et une indemnisation complémentaire reste possible sur justificatifs. Les pénalités de retard suivent le taux de refinancement de la Banque centrale européenne majoré de 10 points pour le taux supplétif légal; le taux plancher qui peut être prévu au contrat correspond à 3 fois le taux d'intérêt légal.
Point de vigilance
Le non respect des délais de paiement est sanctionné par la DGCCRF à hauteur de 75 000 euros pour une personne physique et de 2 000 000 d'euros pour une personne morale, montants doublés en cas de réitération dans les deux ans, avec publication systématique de la sanction.
Comment démarre une mission d'assistance administrative
Le premier échange sert à mesurer le volume réel à traiter, pas à vendre un forfait. Nous regardons combien de dossiers sont en retard, lesquels sont urgents, et lesquels peuvent attendre le trimestre suivant sans conséquence. Cette hiérarchie évite de tout reprendre en même temps, ce qui reste le meilleur moyen de ne rien terminer.
Nous traitons aussi des demandes plus rares que les obligations courantes: la rédaction de rapports d'activité pour un donneur d'ordre dans le cadre d'une sous traitance, la mise en place d'une base documentaire pour une activité réglementée, la formalisation de procédures internes quand plusieurs personnes font la même tâche de trois manières différentes. Ces missions se cadrent au cas par cas, après un point sur le volume à traiter et sur la fréquence attendue.
L'accompagnement s'arrête quand l'entreprise sait tenir seule son calendrier. Nous transmettons la méthode, les modèles et les règles de classement au fur et à mesure. Certaines entreprises nous rappellent une fois par an pour la revue des obligations, d'autres nous confient durablement les dossiers longs comme les réponses aux marchés publics. Les deux fonctionnent, à condition que le choix soit fait clairement au départ.
À retenir
Une heure par trimestre passée sur le calendrier des obligations coûte moins cher qu'une seule amende, qu'un marché perdu pour un dossier incomplet ou qu'une facture fournisseur que vous n'avez pas pu recevoir.